为使公司的公文规范化、制度化，提高公文处理的效率和质量，特制定本办法。
一、拟、发文
1、凡公司行文，由公司授权有关部门人员拟稿，部门负责人审搞。内容涉及到两个及以上部门的，由一个部门主办，有关部门会签。拟文经办公室核稿后，由总经理签发。总经理不在，由其授权的人员签发。
拟稿中要注意：（1）内容要符合国家的法律、法规、党和政府的方针政策及有关规定。（2）情况属实，观点明确，用词规范，条件清楚，层次分明，文字简练，标点准确，篇幅简短，书写工整。（3）人名、地名、数字行文要准确，时间写具体年月日。（4）引用公文，注明发文时间、机关、标题和文号。（5）必须用蓝黑或碳素墨水和方格纸书写。
2、办公室要协助领导做好公文核稿和把关工作。核稿的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合公司制定的，发文数量是否准确。
3、领导签发公文须用钢笔签署意见、姓名、日期。办公室对领导签发的文件，统一编号登记，按先急后平、先公文后资料的原则，统一安排打印。
4、各种文件、报告、函件、简报材料、资料等，均由承办人（或部门）负责校对。必须按照文稿的格式、发文范围、密级、文字以及标点进行校对，做到准确无误。校对完毕，校对人要在文稿纸上签名，以示负责。
5、公文上的印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
6、承办人（或部门）负责公文的装订、封装和发送。
7、公文办完后，办公室要及时将公文定稿，正文和有关资料整理立卷，及时归档，保证公文齐全、完整，便于保管、查找和利用。
二、收文处理
1、外来文件资料，由办公室人员清点，登记，办公室主任根据情况分别提出处理建议，报总经理阅批后，分送有关领导、有关部门办理。对重要紧急的公文，提出处理意见，及时送请有关领导批办。
2、承办部门要准确理解来文内容和需办理的事项，及时办理，并将办理结果回复来文单位、批办领导或办公室。未经办公室登记的公文，承办部门不予办理。
3、对公文办理情况，办公室人员要及时督促检查，领导批阅不得超过24小时，各部门要负责本部门的催办工作。对久拖不办贻误工作、造成损失的，要追究承办部门和承办人的责任。
4、公文办理完成，承办部门要及时将公文及办理过程中形成的有关材料汇总送办公室整理、立卷归档。
三、公文归档及借阅
1、依照国家《档案法》的有关规定，做好归档工作，由办公室指定专人负责。
2、凡公司发出的各种公文的定稿、正本及有关资料，公司收文及办理过程中形成的各种材料，均应及时归档保存。
3、凡公司召开或主办的重要会议（活动）形成的文件，公司人员外出开会（出差）带回的文件（包括重要资料），均应由会议组织人员或外出开会人员汇总收齐后送办公室立卷存档。
4、办公室应根据各类公文资料的特征、相互联系和保存价值进行分类整理，保证齐全、完整，既正确反映公司的主要工作情况，又便于保管、查找和利用。
5、借调已存档的各类文件，必须办理借阅手续，借用者应妥善保管文件，并负责其安全、保密工作，阅后及时归还，不得遗失。
四、本办法由办公室负责解释。
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